Whistleblowing

Procedura di segnalazione di condotte illecite (cd. WHISTLEBLOWING)

Ultimo aggiornamento: 4 febbraio 2025, 11:55

• Premessa.
Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 dà attuazione alla direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
È il c.d. “decreto whistleblowing” che introduce un insieme di regole e prescrizioni volte a promuovere l’adozione di un adeguato sistema di gestione delle segnalazioni di condotte indebite, con l’obiettivo di favorire l’emersione di illeciti o situazioni di rischio; infatti, il termine whistleblowing significa letteralmente “soffiare nel fischietto” ed è comunemente utilizzato per indicare la segnalazione di condotte illecite.

• Informazioni sul canale di segnalazione interno.
In ottemperanza al d.lgs. 24/2023, il Comune di Vigonza informa di aver predisposto un canale di segnalazione interno che garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, in tutte le fasi di gestione della segnalazione stessa. L’articolo 12, infatti, prescrive che “l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni”.
La gestione del canale di segnalazione è affidata al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza

• Informazioni sui presupposti per effettuare una segnalazione.
Il d.lgs. 24/2023, disciplinando in modo organico l’istituto di whistleblowing, ha ampliato notevolmente il novero dei soggetti che possono qualificarsi come whistleblower e modificato le ipotesi di violazione di norme che possono costituire oggetto di segnalazione.

CHI PUO’ SEGNALARE (art. 3 D.lgs. 24/2023)

Per quanto riguarda il settore pubblico, i soggetti ai quali è riconosciuta la protezione in caso di segnalazione sono indicati nell’articolo 3, co. 3 4 5 d.lgs. 24/2023; nello specifico:

- dipendenti dell’Ente pubblico;
- lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico;
- dipendenti o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
- liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico;
- persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico;

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

QUANDO SI PUO’ SEGNALARE (art. 3 D.lgs. 24/2023)

Si precisa che le segnalazioni possono essere fatte:

- quando il rapporto giuridico con l’Ente è in corso;
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto contrattuale se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (es. personale pensionato).

COSA SI PUO’ SEGNALARE (art. 2 D.lgs. 24/2023)
Oggetto di segnalazione sono le informazioni sulle violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica; tali informazioni, per rappresentare un’ipotesi rientrante nell’ambito applicativo della disciplina sul whistleblowing, devono essere state acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare :

• Violazioni già commesse;
• Violazioni che potrebbero verificarsi in futuro;
• Fondato sospetto che sia stata commessa o che possa essere commessa una violazione;
• Condotte volte ad occultare tali violazioni.

Le violazioni possono consistere in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (reati presupposto a titolo esemplificativo: Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture), o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

COSA NON SI PUO’ SEGNALARE (art. 2, comma 2 lett. a) D.lgs. 24/2023)

Le disposizioni del nuovo decreto n.24/2023 non si applicano «alle contestazioni, rivendicazioni, richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate».

INFORMAZIONI SU MODALITA’ E PROCEDURE PER EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE
Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta oppure in forma orale.

SEGNALAZIONI SCRITTE

IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO DEL COMUNE DI VIGONZA
Il Comune di Vigonza, in ottemperanza agli obblighi di legge, si è dotato di una piattaforma informatica che permette l’invio di segnalazioni in forma scritta e che utilizza strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il soggetto che intende fare una segnalazione dovrà cliccare sul link:

https://comunedivigonza.whistleblowing.it/#/  

accedendo dalla sezione “Segnalazione di condotte illecite Whistleblowing”.

Una volta effettuato l’accesso, il segnalante potrà:

• inviare una nuova segnalazione;
• accedere alla segnalazione già effettuata e monitorarne lo stato di avanzamento;

Per inviare una nuova segnalazione, il segnalante, cliccato sull’apposito tasto, dovrà compilare un questionario preimpostato. Il soggetto avrà anche la possibilità di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione stessa.

Una volta inviata la segnalazione, al segnalante verrà rilasciato un codice “key code” di 16 cifre, che dovrà conservare con estrema cura in quanto non riproducibile , perché rappresenta l’unico modo per accedere alle segnalazioni già inoltrate; qualora detto codice venisse smarrito o dimenticato, non sarà possibile in alcun modo recuperarlo. Per tale ragione, si raccomanda il segnalante (whistleblower) di conservare con cura suddetto codice e di non comunicarlo a terzi.

Attraverso il medesimo codice, il segnalante potrà accedere alla propria segnalazione e monitorarne lo stato di avanzamento nonché dialogare con il personale preposto alla gestione della segnalazione, cliccando sulla seconda funzione prevista accedendo al portale.

Le segnalazioni verranno gestite dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, ruolo attribuito mediante decreto sindacale al Segretario Comunale coadiuvato da apposito gruppo di lavoro. Solamente in caso di suo impedimento o assenza, questo, con proprio atto, delegherà momentaneamente uno/più soggetti alla ricezione e gestione delle segnalazioni.

Si tratterà, in ogni caso, di soggetti adeguatamente formati e autorizzati al trattamento dei dati personali dei segnalanti e dei soggetti coinvolti.

Segnalazioni orali.

Per effettuare una segnalazione orale, il canale interno prevede le seguenti modalità:

• previa richiesta, incontro diretto con l’RPCT , fissato entro un termine ragionevole. In questo caso, il personale addetto, previo consenso del whistleblower, documenta la segnalazione mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione. Per fissare l’appuntamento, l’RPCT potrà essere contattato al seguente numero telefonico: 0498090205/207/208 nelle mattine di Lunedì , Mercoledì e Venerdì.

Qualunque sia la modalità scelta per inoltrare la segnalazione, la persona o l’ufficio interno a cui è affidata la gestione del canale interno svolgono le seguenti attività:

• rilasciano al whistleblower avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere, se necessario, integrazioni;
• danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

ALTRI CANALI DI SEGNALAZIONE:

Si informa, altresì, che tra le novità apportate dal d.lgs. 24/2023, ANAC è individuata quale autorità amministrativa deputata a predisporre e gestire il canale di segnalazioni esterno. L’utilizzo di tale canale per le segnalazioni di whistleblowing può avvenire solo se, al momento della presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Per maggiori informazioni riguardo alle modalità di segnalazione adottate da ANAC si rimanda al sito istituzionale dell’Autorità amministrativa:https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

SEGNALAZIONI ANONIME E SEGNALAZIONI RISERVATE

Si precisa che la segnalazione anonima o la segnalazione nella quale non venga indicato o dalla quale non emerga chiaramente (dal contenuto o da fatti concludenti) la volontà del segnalante di mantenere riservata la propria identità, verrà trattata come segnalazione ordinaria.

Nel caso di segnalazioni anonime, se il segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni, si applicano comunque le misure di tutela previste dalla vigente normativa. Proprio per tale possibilità di successiva  identificazione e per garantire al segnalante le misure previste, l’Ente registrerà le segnalazioni anonime ricevute e conserverà la relativa documentazione, sempre nel rispetto dei criteri generali di conservazione degli atti applicabili.
Qualora il segnalante intenda ricevere le tutele previste dalla vigente normativa, dovrà indicare espressamente la volontà che la propria identità rimanga riservata.

Infatti, si precisa che solo se il segnalante esprime tale volontà o se tale volontà si desuma dal contenuto della segnalazione o da fatti concludenti, nel caso in cui la stessa sia trasmessa erroneamente a personale non autorizzato a riceverla e gestirla (ad es. perché il segnalante utilizza canali diversi da quello qui descritto), la segnalazione potrà essere gestita come “segnalazione whistleblowing” e ricevere le tutele previste dalla vigente normativa.

La riservatezza del segnalante è garantita anche quando la segnalazione riservata perviene a personale diverso da quello autorizzato e competente a gestire le segnalazioni, al quale, comunque, le stesse vanno trasmesse senza ritardo.

TEMPISTICHE DI RISCONTRO E DI CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni verranno prese in carico dal RPCT e dall’eventuale personale preposto nel termine di 7 giorni dall’invio della segnalazione.

Il segnalante potrà avere riscontro in merito a tale “presa in carico” accedendo alla funzione di monitoraggio della richiesta prevista dal portale. Sempre attraverso le funzionalità messe a disposizione dal portale, il segnalante potrà interloquire con il RPCT e con l’eventuale personale preposto, i quali, potranno, ad esempio, chiedere chiedere integrazioni in merito alla segnalazione.

Entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di questo, dalla scadenza del 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, i gestori della segnalazione forniscono riscontro alla segnalazione, sempre attraverso le funzionalità previste dal portale.

Le segnalazioni ricevute, nonché la documentazione ad esse connessa, verranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

RISERVATEZZA DELL’IDENTITA’ DEL SEGNALANTE

Al di là delle misure di sicurezza di carattere informatico legate alla piattaforma utilizzata, all’identità del segnalante viene garantita massima riservatezza. Le segnalazioni, infatti, verranno gestite solamente dal RPCT e dal personale autorizzato, debitamente formato e istruito sulle misure da adottare in tal senso. In tale occasione, si precisa, che qualora l’identità del segnalante dovesse essere comunicata a soggetti diversi da questi, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente instaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia:

- che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione,
- che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che
- che il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.
Il consenso del segnalante sarà richiesto anche quando, per le segnalazioni, viene messo a disposizione un indirizzo di posta elettronica da parte dell’Ente che per il Comune di Vigonza è l’indirizzo segnalazioneilleciti@comune.vigonza.pd.it.
Allo stesso modo si procederà per la documentazione della segnalazione che venga effettuata oralmente in un incontro di persona richiesto dal segnalante con il personale addetto.

ESERCIZIO DEI DIRITTI DI ACCESSO DOCUMENTALE, CIVICO E IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Come previsto dall’art. 12 del D.lgs. 24/2023 comma 8, “la segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33”. Sulle condizioni per l’esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali (artt. 15 22 GDPR) si veda l’informativa privacy pubblicata nella pagina corrente